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Lors de mes interventions en formation d’adultes beaucoup de mes apprenants me disent à quel point ils sont désemparés en matière d’organisation de leur emploi du temps hebdomadaire et combien leurs semaines leur semblent défiler rapidement. Je pense que ceci est une réalité pour tout un chacun, quelle que soit son activité : formateur, apprenant, employé de bureau, chef de chantier, cuisinier… Dire que le temps file à grande vitesse est un lieu commun pour une grande majorité d’adultes. Ajoutons à ceci une vie familiale très riche et des engagements divers (bénévoles, sociétaux…) et voilà la démonstration faite.
Pourtant force est de constater que les gens qui nous semblent tout réussir sont souvent très investis et engagés, que ce soit au niveau professionnel, familial, comme dans leurs loisirs. Comment donc parvient-on à s’engager au mieux à tous ces niveaux sans finir en burnout et ne perdre ni en efficacité ni en rentabilité? – C’est ce que nous aborderons dans les lignes à venir.
Je pense que parvenir à s’investir véritablement à des niveaux divers tout en profitant pleinement de sa vie privée signifie avant tout être (très) bien organisé et gérer son temps. Il ne s’agit pas vraiment d’être plus productif ni de faire un maximum de choses en même temps, mais de maîtriser le temps qui passe en évitant précisément de le laisser passer sans rien n’en faire, mais bien au contraire en le rendant productif.
On est souvent plus productif lorsqu’on s’adonne à une activité qui nous plaît et qu’on connaît bien, mais comme tous n’ont pas la chance d’exercer le métier de leurs rêves dans des conditions idéales, trouver des parades à un quotidien (professionnel et/ou domestique) peut-être un peu monotone peut – certaines fois – parfaitement faire l’affaire et n’oublions pas qu’au-delà des périodes de repos indispensables à notre bien-être, il est tout-à-fait possible d’occuper son temps (libre) de manière productive et créative.
Afin de gérer et de rentabiliser au mieux son temps on tentera – dans la mesure de possible – de l’occuper à quelque chose qui nous plaît et qu’on aime faire. Et si on n’a pas (encore) la chance d’exercer le métier de ses rêves, pourquoi ne pas occuper son temps libre à mettre en place un plan d’actions nous permettant de l’obtenir ?
Dans tous les cas de figures, il me semble que commencer par mettre un place un plan d’actions est un excellent point de départ. On y indiquera d’abord quels objectifs on souhaite atteindre, puis les stratégies à mettre en place afin d’y parvenir.
Le plan d’actions est intrinsèquement lié à cette maîtrise du temps que nous évoquions ci-dessus et maîtriser son temps implique qu’on connaisse les composantes de ce dernier. En effet – et on n’y pense que trop rarement – nos journées PEUVENT se séquencer en 6 phases :
- Le temps de travail (=le temps qu’on consacre à l’exercice de sa profession) ;
- Le temps obligatoire (= toutes les choses nécessaires, à côté desquelles on ne peut pas passer et pour lesquelles il nous faut du temps comme : faire sa toilette, manger, faire ses courses…) ;
- Le temps personnel (= tout le temps non-professionnel qui donc englobe : le temps pour soi, le non-temps et le temps perdu) ;
- Le temps « pour soi » (= le temps qu’on prend véritablement pour soi sans nécessairement le partager ni avec sa famille ni avec son conjoint et qui peut englober : le temps consacré à une activité sportive quotidienne, sa séance hebdomadaire de méditation guidée…) ;
- Les «entre-deux», c-à-d la somme de ces petites plages de temps qu’on traverse souvent inconsciemment dont on a besoin pour mener sa vie et sur lesquelles on n’exerce aucune influence, mais qu’on peut rendre intéressantes en les utilisant à faire quelque chose de productif, comme : le temps passé en transports publics, le temps qu’on passe à attendre à un feu rouge, l’attente aux différents arrêts prévus dans mon trajet quotidien en train pour me rendre au travail…) ;
- Enfin le temps « perdu » que je préfère qualifier de temps « à ne rien faire », un arrêt, une pause n’étant pas une perte de temps, mais bien une manière de se reposer, de se recentrer, de se ressourcer… afin d’être productif par la suite.
Etant donné qu’il n’est pas aisé de véritablement maîtriser son temps, il me paraît tout-à-fait judicieux et pertinent de le planifier tant au niveau de sa journée, qu’à des niveaux plus étendus tels que la semaine, le mois et pourquoi pas l’année ou même sur quelques années à venir (la planification à long, voire très long terme ne s’appliquant bien sûr qu’à des projets que je qualifie volontiers d’envergure, car ils impliquent souvent d’importants investissements tant financiers qu’en terme de travail personnel) tout en ayant conscience des différentes séquences ci-dessus : en effet, il ne sera pas recommandé de se lancer dans des journées ne comportant que du temps de travail sans jamais accorder d’importance au temps de repos si indispensable pour recouvrer les forces et l’énergie nécessaires à la réussite des jours suivants.
Si – dans sa journée – on sait dans laquelle de ces catégories de temps on se situe, on peut maîtriser le temps qui nous est imparti et l’utiliser à notre profit et être productif. C’est là qu’intervient la planification de son temps à diverses échelles : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle…
La mise en forme ou la mise en page (sous forme de tabelle Excel, de tableau rédigé à la main, complété de couleurs, d’agenda papier ou électronique…) ne relève que de ce que je qualifie volontiers de cosmétique, car finalement peu importe la forme, l’important étant – comme toujours – le fond, à savoir : Que va-t-on mettre dans son emploi du temps ? et surtout Combien de temps va-t-on consacrer à cette tâche-ci puis à celle-là… afin de s’assurer d’être véritablement efficace et productif ?
Aussi discipliné soit-on, il faut bien évidemment avoir conscience que bien que son plan aura très certainement été rédigé de manière réfléchie, il est fort probable que des événements imprévus viennent régulièrement le perturber (et heureusement ! sinon, Dieu que notre vie serait monotone…) : il est donc important de savoir rester flexible et par conséquent d’introduire une composante souplesse dans sa planification. Celle-ci décidera ainsi en grande partie du contenu du plan de la semaine à venir 😊…
On n’oubliera pas d’oser également les phases de temps pour soi et de temps de pause : chacun y a droit, même les plus enragés de ceux que – de façon tout à fait pertinente – nos amis anglo-saxons appellent Workaholics [=bourreaux de travail] qui n’en sont pas pour autant des machines à mouvement perpétuel…
Attention, s’octroyer du temps de pause ne signifie pas tomber dans la procrastination qui consiste à remettre au lendemain (ou à plus tard) ce qui doit être fait. Bien sûr qu’il n’est pas dramatique de reporter certaines fois des tâches à accomplir au lendemain : on n’en est alors pas nécessairement déjà à procrastiner. La procrastination s’installe lorsque ce report devient un mode de fonctionnement, avec les conséquences évidentes qui en découlent…
Donc tout en restant attentif à ne pas procrastiner, on osera la phase du temps pour soi, du temps de pause tout simplement parce qu’on en a besoin. Se poser et lâcher-prise permet de s’extraire de la course que peut certaines fois représenter notre emploi du temps. Le lâcher-prise est une chose à laquelle chacun a droit : on a besoin de se reposer, de se poser, de se recentrer… pour gagner en productivité dans la prochaine phase de temps de travail qui nous attend. Nous ne sommes pas des machines, mais bien des êtres vivants et à ce titre nous avons besoin de nous régénérer, de reprendre des forces… Une voiture a besoin de carburant pour avancer – l’Homme a besoin de nourrir ses moments de resourcement avec : du repos, du sommeil, mais également avec des loisirs, des échanges avec des personnes qu’on apprécie, des moments récréatifs afin de véritablement lâcher-prise… Cette phase du temps pour soi, du temps de pause sera d’autant plus régénératrice qu’on l’aura vécue en pleine conscience.
Dans cette optique, il paraît judicieux de planifier sa semaine en fixant dans sa journée la durée des différents temps précités, ce afin de les maîtriser et de ne pas remplir toute une journée qu’on veut être productive avec du temps perdu. Et ne confondons pas le temps perdu avec le temps pour soi : le temps perdu est véritablement une perte de tempsdue à la non-maîtrise de ce dernier. Par exemple : Avant d’entamer une phase de temps de travail on peut décider de s’accorder QUELQUES MINUTES afin de lire un article intéressant d’une revue, mais attention alors à bien s’arrêter à la fin de l’article pour effectivement se lancer dans la phase de temps productif qui doit suivre cette lecture. Car si on se laisse aspirer par l’article suivant, puis par les images des pages suivantes, puis par les encarts publicitaires… on risque alors bien de ne refermer la revue qu’en fin de journée (qu’on aura ainsi perdue), alors qu’on pensait l’utiliser à bien d’autres choses.
Même si l’on n’est pas nécessairement enclin à fonctionner de la sorte, mais que l’on souhaite tenter l’expérience on prendra garde à ne pas trop lutter contre sa propre nature. Bien sûr qu’il faut sortir de sa zone de confort lorsqu’on veut progresser (à quelque niveau que ce soit), mais on le fera tout en ayant conscience de ses propres limites. À trop vouloir gérer, maîtriser et courir après du temps qu’on voudrait productif on risque de le perdre et de rien n’en faire : attention à toujours maintenir les choses en bon équilibre.
En planifiant consciemment et judicieusement son emploi du temps quotidien, on évitera de le perdre à des tâches futiles et improductives. Ceci permettra également d’avoir une excellente vue d’ensemble de ce qu’on doit accomplir durant la journée, la semaine, le mois et sur l’ensemble de l’année. Je pense que pour être véritablement productif il faut se fixer des objectifs à ces quatre niveaux-là. Et rien n’empêchera d’augmenter le nombre de niveaux et – à plus long terme – de se fixer des objectifs sur l’année (ou sur plusieurs années à venir, suivant les projets dans lesquels on se sera engagé).
Il est judicieux de fixer ses objectifs (dans son esprit et pourquoi pas sur papier) puis de leur accorder un niveau de priorité afin de savoir sur lesquels il faudra se concentrer en premier et lesquels peuvent attendre, tout en empoignant ces derniers au bon moment et s’assurer qu’ils ne passeront pas aux oubliettes (ce qu’on ne manquera pas – à plus ou moins long terme – d’amèrement regretter).
On cherchera donc à rester le plus productif possible et je pense que la gestion du temps est le maître-mot permettant d’atteindre cet objectif. On planifiera donc judicieusement son temps tout en ayant conscience que les aléas de la vie nous obligeront à rectifier la planification, à replanifier, à re-replanifier… On soignera donc autant sa macro-planification (sur 10 ans, sur l’année, sur le mois) que sa micro-planification (sur la semaine, sur le jour, par heures) et on tâchera également de faire un bilan des objectifs atteints que de ce dont on aura été obligé de faire le deuil (pour un temps, sans que ce renoncement soit pour autant nécessairement définitif).
On n’oubliera donc pas de monter un plan d’actions qui soit le plus efficace possible en tenant absolument compte de fixer ses objectifs à ces trois niveaux-ci : à long, moyen et court terme. Les fixer par écrit et les « cocher » une fois qu’ils auront été atteints est un exercice très motivant et encourageant.
Le maître-mot permettant d’accomplir les choses que l’on souhaite accomplir dans sa vie (entre autres professionnelle) et la GESTION DU TEMPS. Dans Le Seigneur des Anneaux J. R. R. Tolkien met les mots suivants dans la bouche de Gandalf s’adressant à Frodon « The only thing you need to know is to know what to do with the time that is given to you » – « La seule chose à savoir est : que faire du temps qui nous est imparti ». (J’ai déjà proposé cette citation dans un précédent article, mais elle me paraît si pertinente que je me permets cette redondance).
Merci de m’avoir lue et à vos planners, agendas et autres alarmes de calendriers électroniques !
Isabelle